Община Луковит

РАЗДЕЛ I: ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1.  /1/ С тези вътрешни правила се уреждат:

1. Условията и редът за провеждане на процедурите по възлагане на обществени поръчки от Кмета на община Луковит;
2. Редът за завеждане, съхранение и ползване на документацията по възлагане на общестевени поръчки;
3. Редът за отчитане на извършената работа от служителите в община Луковит, контролиращи и/или участващи в изпълнението на договорите.

/2/ Вътрешните правила имат за цел:

1. Икономично, ефикасно и ефективно осъществяване на целите и задачите на община Луковит в областта на възлагане на обществените поръчки и сключването на договори
2. Прозрачност във връзка с обществените поръчки в община Луковит
3. Осигуряване на пълна, точна и своевременна информация при вземане на управленски решения, свързани с обществени поръчки.

Чл.2. Вътрешните правила се прилагат при възлагане на поръчки за извършване на строителство, доставки, услуги или провеждане на конкурс за проект.

Чл.3.  Вътрешните правила включват:

1. Отговорностите на длъжностните лица в процеса на стартиране и провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки
2. Доказване необходимостта от строителството, доставката, осъществяване на услугата или провеждане на конкурса за проект
3. Редът на стартиране и провеждане на процедури

Чл.4. Вътрешните правила се прилагат от всички служители, които имат задължения по изпълнението на дейностите, включени в тях.

Чл.5. При разработване на Вътрешните правила е отчетена спецификата в структурата на Общинската администрация при спазване изискванията на:

• Закон за обществените поръчки /ЗОП/
• Търговски закон ТЗ
• Закон за задълженията и договорите ЗЗД

Чл.6. Вътрешните правила уреждат упълномощаването и делегирането на права на второстепенните разпоредители с бюджетни средства в областта на възлагане на обществени поръчки. Ежегодно финансовият контрольор изготвя заповед за упълномощаване и делегиране на права, в 10-дневен срок от приемането на бюджета.

 

РАЗДЕЛ II. ПЛАНИРАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ

Чл.7. /1/ Планирането на обществените поръчки се извършва от Директор дирекция ......ПРУТ... едновременно с разработването на проекта за бюджет на община Луковит за следващата година, в срок до 31.12., на база:

7.1.1. представените от длъжностни лица, определени със Заповед на Кмета като заявители на ОП,   справки за потребностите от ОП  в строителство, доставка на стоки, предоставяне на услуги и конкурс за проект.

7.1.2. отчетни данни от предходни години за разходвани бюджетни средства за стоки и услуги

7.1.3. представените от ръководителите на екипи на проекти по оперативни програми, програмата за развитие на селските райони и други европейски средства предложения предложения за необходимост от строителство, доставка на стоки, предоставяне на услуги и конкурс за проект.

/2/ Справките за потребности от ОП / обр. От СФУК/ трябва да съдържат описание на предмета, обекта, количеството или  обема, обосновка за необходимостта от възлагането и приблизителна стойност на обществените поръчки поотделно и по категории.

/3/ Справките  се представят от директорите на дирекции на директор МДТБ за становище относно възможността за осигуряване на съответните бюджетни средства.

/4/ Директор дирекция ПРУТ  обощава предложенията по ал.2  и подготвя проект на поименен списък на планираните обществени поръчки за текущата година, който се съгласува с ресорния зам.кмет.

/5/ Въз основа на утвръдения от Кмета на общината поименен списък по ал.4, директорът на дирекция ПРУТ подготвя, ако е необхходимо, предварително обявление за обществените поръчки, които общината възнамерява да възложи до края на годината, съгласно чл. 23/1/ ЗОП

/6/ Предварителните обявления за всички процедури по възлагане на обществени поръчки се изпращат до 1 март на текущата година до Агенцията за обществени поръчки, от гл.експерт ПХД – оторизирано лице за работа по ОП

Чл. 8. (1) Когато конкретна процедура по ЗОП подлежи на предварителен контрол по чл. 20а от ЗОП, след окончателното окомплектоване на документацията за участие същата се представя на Кмета на Община Луковит  за одобрение, без да се подписва решение за откриване на процедурата.

(2) След одобряване на проекта на документация по ал. 1, регистриран като упълномощен потребител служител изпраща до Агенцията по обществени поръчки по електронен път, с електронен подпис, проектите на документи по чл. 20а, ал. 1 от ЗОП и по чл. 49а от ППЗОП. 

(3) След получаване на становище от изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки, при необходимост в обявлението и/или документацията за участие се нанасят съответни корекции, след което решението за откриване на процедурата се подписва от Кмета на Община Луковит.

 

РАЗДЕЛ III. ОРГАНИЗАЦИЯ НА ПРОВЕЖДАНЕ НА  ПРОЦЕДУРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Чл.9. Орган по възлагане на обществени поръчки в община Луковит е Кметът на общината, който:

9.1. Отговаря за цялостната защита на интересите на община Луковит и упражнява правата на Възложител при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по ЗОП

9.2. Издава заповед за определяне на негов заместник, на когото делегира права по провеждане на определени обществени поръчки/при необходимост.

9.3. Ежегодно издава заповед за делегиране на права на второстепенни разпоредители с бюджетни средства относно провеждане на определени обществени поръчки по чл.8 от ЗОП.

9.4. Подписва Решението/Заповедта  за откриване на процедурата, утвърждава изготвената документация и подписва Обявлението за обществена поръчка.

9.5. Подписва поканите за участие в обществена поръчка, вкл. и публична покана по реда на глава осма „а“ на ЗОП

9.6. Подписва молбата до Изпълнителния директор на Агенцията за обществени поръчки, с искане за определяне на външен наблюдател на обществената поръчка.

9.7. Подписва разясненията по документацията за участие в процедурата

9.8. Подписва заповедта да удължаване на срока за подаване на предложения, ако това е необходимо

9.9. Подписва заповедта за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на постъпилите оферти

9.10. Утвърждава протокола от работата на комисията.

9.11. Подписва уведомителните писма до участниците в процедурата

9.12. Подписва решението за класиране и определяне на изпълнител/и на обществената поръчка, респ. решението за прекратяване на обществената поръчка.

9.13. Подписва покана за сключване на договор до определения за изпълнител на поръчката участник.

9.14. Подписва договорите за възлагане на обществени поръчки

9.15. Подписва уведомителните писма до Агенцията за обществени поръчки за обстоятелствата, подлежащи на вписване в Регистъра за обществени поръчки

9.16. Подписва годишния статистически отчет за възложените обществени поръчки.

Чл.10. /1/ Юрисконсултът или Юридическият консултант на Община Луковит отговарят за точното спазване на законите и законосъобразността на поеманите задължения.

/2/ Юристът на общината:

10.2.1. Съгласува документацията за обществената поръчка.

10.2.2. Отговаря за пълното съответствие на проведената процедура и изготвената документация, във връзка с нея, със ЗОП, ТЗ, ЗЗД, Вътрешните правила и относимите към процедурата закони и подзаконови нормативни актове.

10.2.3. Съгласува годишния план за обществени поръчки

10.2.4. Съгласува за изпращане и публикуване Предварителните обявления за планираните обществени поръчки, съвместно с дирекция ПРУТ

10.2.5. Осъществява предварителен контрол за законосъобразност на подготовката на процедура за възлагане на ОП

10.2.6. Съгласува решението/заповедта за откриване на процедура и изготвената документация

10.2.7. Съгласува заповедта да назначаване на комисия за разглеждане и оценка на постъпилите предложения

10.2.8. Съгласува заповедта за удължаване на срока за подаване на предложения за участие в процедурата

10.2.9. Съгласува решението/заповедта за класиране на участниците и определяне на изпълнител на обществената поръчка, респ. заповедта за прекратяване на процедурата

10.2.10. Извършва проверка за съответствие на клаузите от проекто-договорите  с тези, включени в договорите, преди подписването им от кмета на общината

10.2.11. Осъществява контрол на документите, необходими за сключване на договор, представени от участника, определен за изпълнител.

Чл.11. Главният счетоводител:

11.1. Осъществява системата на двойния подпис

11.2. Подписва всички договори за възлагане на обществени поръчки

11.3. При извършване на разплащане по договора се произнася по съответствието на разхода с поетото задължение

11.4. Отговаря за своевренното освобождаване на гаранциите на отстранените и некласирани участници в законоустановените срокове, съгл. ЗОП, след изтичане срока на обжалване на решението на Възложителя за определяне на изпълнител, за което се уведомява от гл.експерт ПХД – оторизирано лице за работа по ОП

11.5. Отговаря за своевременното освобождаване/или задържане на гаранциите на изпълнителите, съгласно определените срокове и условия в договора за възлагане на поръчката, след уведомяване от  гл.експерт ПХД - оторизирано лице за работа по ОП.

11.6. Преди осчетоводяване на разхода извършва проверка на предоставената фактура, придружена от Приемо-предавателен протокол и изразено становище относно законосъобразността на поеманото задължение от длъжностното лице, осъществяващо предварителен контрол.

11.7. Отговаря за своевременното и точно отчитане на разхода

11.8. Преди възстановяването на разходите на участниците за закупена документация при прекратена процедура, извършва съпоставка между приложения платежен документ от участника със счетоводните регистри, банкови извлечения на общината и регистъра-таблица, съдържаща данни за лицата, закупили документация за участие в процедурата.

Чл.12. Финансовият контольор: 

12.1. Води регистър на договорите, сключени от Кмета на общината.

12.2. Упражнява контрол върху   върху изпълнение на договорите,  като изготвя контролен лист за предварителен контрол на етап „изпълнение на договор“ по възложена обществена поръчка.

12.3.  Преди извършване на разхода извършва проверка на предоставените фактури,  приемо-предавателни  протоколи, заявки за поемане на задължение и искане за извършване на разход  и изразява становище съответства ли разхода с поетото задължение съгласно сключения договор.

12.4. Изготвя контролен лист за проследяване на задължението/разхода по сключените договори.

12.5. Създава финансово досие на сключени те  договори  за обществени поръчки, вкл. договори по оперативни програми и с договори с финансиране с европейски средства.

Чл.13. Директорите на дирекции, служителите, определени със Заповед на Кмета на общината, кметовете на кметства,  второстепенните разпоредители с бюджетни средства , оторизирани от Кмета на общината с права за съответната година и ръководителите на проекти  с европейски средства са заявители на обществени поръчки.

13.1. Заявителите на обществени поръчки уведомяват длъжностното лице, отговарящо за   публичността на обществените поръчки, за необходимостта от  публикации на сайта на общината, в „профил на купувача“.

13.2. Контролират дейността на  длъжностното лице, оторизирано да прави публикации,  относно своевременното публикуване на информация във връзка с обществените поръчки.

13.3. Осъществяват текущ контрол върху изпълнението на договорите, организират изготвянето на приемо-предавателни протоколи/констативни протоколи.

13.4. Уведомяват оторизираното лице за работа по ОП за изпълнение на договора и изпращане на информация до АОП

13.5. Уведомяват оторизираното лице за работа по ОП за изпълнение на договора и необходимостта от освобождаване на гаранции за изпълнение.

Чл.14. След приключване на процедурата съответния директор/служител, определен със Заповед на Кмета, заедно с гл.експерт ПХД – оторизирано лице за работа по обществени поръчки, окомплектова цялото досие и го архивира.

14.1. Комплектованото досие съдържа цялата документация, свързана с възлагането на обществената поръчка, включително копия на постъпилите жалби от участниците и кандидатите, както и исканията на последните за достъп до протокола на комисията. Документите се подреждат по ред на съставянето им.

14.2. Досието по т.15.1 се съхранява от огпределения в чл.58а/6/ от ЗОП четиригодишен срок след приключване изпълнението на договора, от гл.експерт ПХД – оторизирано лице за работа с обществени поръчки.

14.3. Съхраняването на документация по процедури, отнасящи за европроекти, е съгласно изискванията на оперативните програми.

Чл.15. Главен експерт ПХД – оторизирано лице за работа по обществени поръчки

15.1. Отговаря за провеждането на обществени поръчки в община Луковит

15.2. отговаря за спазването на сроковете за изготвяне на документацията и съответствието и с нормативните изисквания

15.3. Отговаря за своевременното изпращане на информация до АОП и официален вестник на ЕС

15.4. Съхранява подадените оферти и документи в метален шкаф до предаването им за разглеждане в комисията.

15.5. След приключване на срока за подаване на офрети, изготвя  и предоставя на председателя на комисията цялостен списък на кандидатите, подали предложения за участие в процедурата с поредни номера, дата и час на подаване.

15.6. Участва в комисии по провеждане на обществени поръчки в община Луковит.

15.7. Изготвя и отговаря за своевременното изпращане на информация за провеждане на процедура до участниците в поръчката.

15.8. Отговаря за срочното  сключване на договор/и с определените за изпълнители на поръчката участници.

15.9. Води общински регистър за обществени поръчки за договори, сключени от Кмета на община Луковит.

15.10. Отговаря за изготвянето на Досие на обществената поръчка, както и за неговата пълнота.

15.11. След приключване на обществената поръчка досието се комплектова и архивира съгл. вътрешните правила за архив.

15.12. Информира гл. счетоводител за необходимостта от освобождаване на гаранции за участие на некласирани участници.

15.13. Въз основа на информация от завителите – директори и служители, информира гл.счетоводител за освобождаване на гаранции за изпълнение.

Чл.16. Технически сътрудник „Деловодство“:

16.1. Приема постъпили оферти, като ги вписва в деловодната система – ПП „Акстър офис“, като върху плика отбелязва поредния номер, датата и часа на получаване, а посочените данни записва във входящия регистър, за което на приносителя се издава документ.

16.2. Извършва проверка на подадените документи относно: целостта на пликовете, в които са поставени офертите и предложенията и плътността на пликовете. При установяване на нередност във вида на предоставеното предложение или непълнота на информацията, връща незабавно на приносителя подаденото предложение.

16.3. Уведомява незабавно оторизираното лице за работа по ОП за получените оферти и ги предава, а в случай на невъзможност – съхранява офертите в метален шкаф.

 

Раздел IV ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ЧРЕЗ ПУБЛИЧНА ПОКАНА (ЧЛ. 14, АЛ. 4 ОТ ЗОП)

Чл.17. В настоящата глава се определят правилата за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана, със стойностите без ДДС, определени в чл. 14, ал. 4 от ЗОП.

17.1. Заявителите  на обществени поръчки, съгл. чл.13 от тези правила, изготвят Възлгателно писмо за обществена поръчка / по образец на СФУК/ и го предоставят на гл. експерт ПХД -  оторизирано лице за работа по ОП.

17.2. Гл. експерт ПХД -  оторизирано лице за работа по ОП, извършва справка по регистъра за ОП относно сходни дейности, определя случаите на публична покана и уведомява съответния заявител.

17.3. Получаването, разглеждането и оценката на офертите и класирането на участниците се извършва от комисия, определена със заповед на възложителя, изготвена в деня на откриване на процедурата.  

17.4. Комисията при необходимост може по всяко време:

• да проверява заявените от участниците данни, включително чрез изискване на информация от други органи и лица;
• да изисква от участниците:

а) разяснения за заявени от тях данни;

б) допълнителни доказателства за данни от документите, съдържащи се в офертата, като тази възможност не може да се използва за промяна на техническото и ценовото предложение на участниците;

17.5. Комисията предлага за отстраняване от процедурата участник:

• който не е представил някой от необходимите документи или инфо за участие в процедурата, съгласно чл. чл. 101в, ал. 1 и 2 от ЗОП;
• за когото са налице обстоятелства по чл. 47, ал. 1, ал. 2 и 5 от ЗОП;
• който е представил оферта, която не отговаря на предварително обявените условия на възложителя;
• който е представил оферта, която не отговаря на изискването на чл. 101в, ал. 2 от ЗОП;
• за когото по реда на чл. 68, ал. 11 от ЗОП е установено, че е представил невярна информация за доказване на съответствието му с обявените от възложителя критерии за подбор;

17.6. Когато офертата на участник съдържа предложение с числово изражение, което подлежи на оценяване и е с повече от 20 на сто по-благоприятно от средната стойност на предложенията на останалите участници по същия показател за оценка, комисията трябва да изиска от него подробна писмена обосновка за начина на неговото образуване. Комисията определя разумен срок за представяне на обосновката, който не може да бъде по-кратък от три работни дни от получаване на искането за това.

Комисията може да приеме писмената обосновка и да не предложи за отстраняване офертата, когато са посочени обективни обстоятелства, свързани със:

1. оригинално решение за изпълнение на обществената поръчка;

2. предложеното техническо решение;

3. наличието на изключително благоприятни условия за участника;

4. икономичност при изпълнение на обществената поръчка;

5. получаване на държавна помощ.

Когато участникът не представи в срок писмената обосновка или комисията прецени, че посочените обстоятелства не са обективни, комисията предлага участника за отстраняване от процедурата.

Когато комисията установи, че офертата на участник е с необичайно ниска цена поради получена държавна помощ, чието законово основание е невъзможно да бъде доказано в определения срок, тя може да предложи офертата да се отхвърли и участникът да се отстрани;

17.7. Последващата организация за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана следва реда, определен с тези правила.

 

РАЗДЕЛ V.  КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ДОГОВОРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

Чл.18. Контролът по осъществяване на цялостния процес по планиране, подготовка и осъществяване на процедурите по възлагане на обществените поръчки в общината се осъществява от :

1. Кмета на общината
2. Заместник кметовете на общината
3. Секретаря на общината
4. Финансовия контрольор

 

РАЗДЕЛ VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1. Указанията и текущия контрол по приложението и изпълнението на настоящите Вътрешни правила се възлага на Секретаря/фин. Контрольор

§ 2. Вътрешните правила се приемат на основание чл.8б от ЗОП

§ 3. Вътрешните правила влизат в сила от датата на утвърждаването им.

 

Утвърдените вътрешни правила може да изтеглите от тук.